Il nuovo Regolamento Europeo in materia di privacy garantisce il diritto all’oblio delle persone fisiche.
A seguito di richiesta da parte di un cliente, il Titolare del trattamento dovrà predisporre la totale anonimizzazione delle informazioni registrate nel gestionale, garantendo quindi la non riconducibilità dei dati registrati alla persona stessa.
Tale processo di anonimizzazione può essere richiamato dalla scheda anagrafica del cliente in Data Manager, nella sezione specifica della Privacy, tramite il pulsante Cancella.
L’anonimizzazione delle informazioni non verrà effettuata in presenza di:
- prenotazioni in stato di check-in
- presenza di addebiti ancora da fatturare, sia in prenotazioni che in fatturazione differita
- documenti fiscali a sospeso ancora da incassare
- acconti, caparre, depositi e cauzioni ancora aperti
In presenza di una di queste condizioni, la procedura di anonimizzazione verrà interrotta e verrà visualizzato il messaggio con la motivazione.
Se nessuna delle casistiche si realizza, la procedura verifica anche lo storico delle prenotazioni del cliente:
| Anagrafica senza alcuna prenotazione associata | L’anagrafica viene completamente anonimizzata |
| Anagrafica con solo prenotazioni storicizzate | L’anagrafica viene completamente anonimizzata |
| Anagrafica con prenotazioni storicizzate e prenotazioni future | L’anagrafica in questione verrà duplicata, creando quindi una nuova scheda cliente con solamente le informazioni di base. Quindi:
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| Anagrafica con solo prenotazioni future | Nessuna operazione verrà effettuata sulla scheda anagrafica |
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Anonimizzazione delle informazioni
La procedura di anonimizzazione sostituirà il cognome del cliente con il carattere ~.
Verranno invece cancellate le seguenti informazioni:
- nome e secondo nome
- appellativo e titolo
- sesso
- città, provincia, stato di nascita e data di nascita
- indirizzo, cap e città di residenza
- contatti (telefono, fax, email)
- partita iva e codice fiscale
- dati relativi al documento d’identità
- azienda di appartenenza
- collegamento a familiari/accompagnatori
- preferenze (risorsa abituale, listino e servizio di default, lingua, valuta, targa, e tutte le informazioni presenti nella scheda anagrafica del cliente)
- interessi/attività
- documenti allegati all’anagrafica
- foto del cliente
- note generiche
Non verranno invece cancellate le seguenti informazioni:
- provincia e stato di residenza
in quanto necessarie per la registrazione dei movimenti ISTAT.
Tali informazioni comunque non permettono la riconducibilità della scheda anagrafica al cliente effettivo.
Relativamente ai documenti fiscali già emessi, rimarranno comunque associate alla ricevuta ed alla fattura le informazioni sull’intestatario del conto.
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Duplicazione della scheda anagrafica
In presenza di prenotazioni storicizzate e di prenotazioni future, la procedura di anonimizzazione provvederà a creare una nuova scheda anagrafica a cui associare le prenotazioni future, per poi anonimizzare la scheda anagrafica storica e le relative prenotazioni storicizzate.
Le informazioni duplicate sulla nuova scheda anagrafica sono:
- cognome e nome dell’ospite
- numeri di telefono
- email
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