Invio e-mail dalla prenotazione

Dalla prenotazione è possibile inviare una mail al cliente, ad esempio una mail di offerta o di preventivo.

Configurazione parametri

In Setup Manager, nella sezione Configurazione / Locali vanno impostati i seguenti valori:

Questi parametri sono specifici per postazione, pertanto vanno configurati per ogni postazione di lavoro.

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Configurazione modello

La configurazione del modello di email può essere fatta direttamente con Word o con un tool analogo;
i campi disponibili sono gli stessi utilizzati per la creazione di documenti generici.

Nella mail è anche possibile impostare una immagine di testa ed una immagine di coda;
nel modello vanno inserite le seguenti variabili:

Tali valori sono associati ai seguenti parametri di Configurazione / Locali:

e possono essere gestiti in due modi:

• con il percorso di una immagine online, ad esempio presente sul proprio sito (ad esempio http://www.hoasys.it/wp-content/uploads/2017/01/logo_HOASYS_payoff_RGB_def.png)
• con una immagine specifica che deve essere inviata a GPdati per il caricamento sul server di posta
  

Il modello deve essere salvato con estensione .RTF, in quanto l’estensione è l’unica discriminante tra email e documenti generici:

• modelli con estensione .RTF: email
• modelli con estensione .DOCX: documenti generici (Word e analoghi)
  

Dopo aver configurato il modello, è necessario associarlo ad HOASYS:

• cliccare su Gestione / Modelli di documento in Data Manager
• aggiungere una nuova voce con il +
• inserire:
  • tipo: associare il tipo di documento
  • lingua: specificare la lingua del modello
  • descrizione: riferimento indicativo del modello; tale informazione viene utilizzata anche come Oggetto della mail, che può comunque essere modificato prima dell’invio
  • percorso di ricerca: inserire il percorso del modello tramite il pulsante di ricerca
• confermare l’inserimento
  

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Invio modello

Nella scheda della prenotazione richiamare dal pulsante Documenti il modello configurato;
verrà visualizzata una maschera di anteprima della mail da inviare:

In questa finestra è possibile:

• inserire/modificare l’indirizzo email del cliente nel campo To
• inserire una indirizzo email nel campo di conoscenza Cc
• inserire/modificare il proprio indirizzo email per avere una copia nel proprio strumento di posta nel campo di conoscenza nascosta Ccn
• modificare l’oggetto della mail nel campo Subject
• modificare il testo della mail; sono permesse le seguenti operazioni:
  • inserimento/modifica del testo
  • modifica della grandezza del carattere del testo nel menù Font Size
  • impostazione di testo in grassetto con la B
  • impostazione di testo in corsivo con la I
  • impostazione di testo sottolineato con la U

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Associazione OnlineConcierge

Se è attivo il servizio OnlineConcierge, è possibile integrare il link all’area riservata del cliente direttamente nella mail inviata da HOASYS.

Nel modello va quindi aggiunta la seguente variabile:

Nella sezione Configurazione / Locali di Setup Manager è possibile definire l’aspetto che tale link deve avere nella mail inviata al cliente; è possibile infatti associare un’immagine (ad esempio un pulsante con la descrizione “Area riservata”) oppure inserire direttamente un testo cliccabile:

Anche in questo caso l’immagine può essere gestita in due modi, con il percorso di una immagine online oppure con una immagine inviata a GPdati.

Se il link di OnlineConcierge viene riportato direttamente nella mail di HOASYS, è consigliabile disabilitare l’invio diretto della mail di accoglienza da OnlineConcierge, per evitare che il cliente riceva due mail analoghe.
Modificare quindi il seguente parametro nella sezione Configurazione / Globali di Setup Manager:

oppure contattare il Servizio clienti di GPdati per la modifica.