Modalità operativa

Quale può essere quindi la migliore modalità di lavoro con la nuova gestione dei Documenti Commerciali?

Il nuovo documento commerciale sostituisce le precedenti ricevute fiscali, ma la modalità operativa non cambia poi di molto.
Obiettivo è quello di stampare documenti commerciali corretti, e di fornire al cliente tutte le informazioni relative al soggiorno.

Ogni singolo hotel dovrà trovare la metodologia operativa migliore, in base alle proprie procedure interne.

Una possibile modalità di lavoro è la seguente:

Al momento del check out:

1. Dalla finestra di emissione conto, si stampa l’Anteprima del documento fiscale, o in alternativa un Estratto conto.
   Tale documento si consegna al cliente, che ha così modo di verificare la correttezza degli addebiti e delle altre informazioni, e prendere visione dell’importo da pagare, in particolare in presenza di caparre.
   Se ci sono delle anomalie si sistemano ed eventualmente si ristampa l’anteprima o l’estratto conto.
   Tale documento viene lasciato al cliente, ed è per questo motivo che è preferibile l’anteprima della copia di cortesia della ricevuta, che riporta anche logo e contatti dell’hotel

2. Se gli addebiti e le altre informazioni sono corrette, è possibile procedere con la stampa del Documento commerciale.
   Tale documento, nella parte fiscale, riporta gli addebiti raggruppati per aliquota Iva, con la descrizione generica REPARTO_02 ad esempio.
   In coda al documento è riportato il dettaglio del conto come da HOASYS, ma se al cliente è stata consegnata l’anteprima del documento fiscale, non è necessario avere le informazioni anche sul documento commerciale.
   Pertanto può essere preferibile togliete il dettaglio del conto dal documento commerciale.
   Ovviamente tale scontrino va consegnato al cliente.

3. Per completare la procedura, HOASYS stampa una copia di cortesia della ricevuta.
   Questo documento viene stampato in un’unica copia, che può essere trattenuta dall’hotel per archiviazione interna.

Con questa modalità operativa, il cliente ha in mano un documento commerciale che assolve agli obblighi fiscali, ed un documento con il dettaglio degli addebiti, le informazioni sul soggiorno ed i dati dell’hotel.
All’hotel rimane invece una copia della ricevuta per i controlli interni.

Questo è un esempio di modalità operativa.
Sono comunque possibili altre soluzioni:

• la stampa del dettaglio del conto direttamente sul documento commerciale nel caso in cui il cliente abbia controllato gli addebiti in altro modo
• la stampa della copia di cortesia in 2 copie, una per l’hotel ed una per il cliente
• la sola stampa dell’anteprima e del documento commerciale, senza alcuna stampa di copia di cortesia se i controlli dell’hotel vengono fatti ad esempio sul giornale di cassa