Q&A

Di seguito le principali domande sull’aggiornamento alla versione 7.0.03 di HOASYS contenente le implementazioni richieste dal GDPR.

Quando è necessario aggiornare HOASYS?

Ogni struttura alberghiera deve prendere atto dell’entrata in vigore della nuova normativa, e deve iniziare il processo di adeguamento. Tale adeguamento richiede ovviamente dei tempi tecnici congrui. Pertanto è consigliabile prenotare l’aggiornamento, che verrà pianificato quanto prima possibile.

Ci sono differenze nell’aggiornamento tra HOASYS installato in locale e HOASYS in cloud?

Nessuna differenza tra le due soluzioni.

Quanto tempo richiede l’aggiornamento alla versione HOASYS 7.0.03?

L’intervento di aggiornamento richiede circa un’ora di attività; qualche minuto in più se ci sono più postazioni di lavoro. Durante l’intervento non sarà possibile utilizzare HOASYS.

L’aggiornamento di HOASYS è gratuito?

L’aggiornamento di HOASYS è gratuito, compreso nel canone di assistenza, così come tutti gli aggiornamenti precedenti.
Tuttavia sono proposte alcune attività a pagamento per gestire in maniera più completa la nuova procedura relativa alla privacy.

Cosa comprende la prima proposta, “Consulenza tecnica su HOASYS GDRP”, al costo di 180,00 euro?

Questa soluzione prevede:

• l’affiancamento all’utente nella configurazione delle nuove implementazioni relative alla privacy; assieme all’operatore verranno analizzate le richieste di consenso e le specifiche sulla durata della conservazione dei dati in base ai flussi operativi
• la modifica dei testi con l’inserimento delle richieste di consenso, in base alla modalità operativa della struttura
• l’adeguamento dell’archivio storico: al momento dell’aggiornamento, tutte le anagrafiche presenti in HOASYS saranno senza privacy. Questo implica che in caso di attivazione dei controlli automatici tutte le anagrafiche dell’archivio verrebbero completamente anonimizzate, soluzione ovviamente non ottimale. L’intervento effettuato dal personale di GPdati permetterà quindi di impostare il consenso al trattamento dei dati per le anagrafiche in archivio in base alle richieste della struttura. Sarà possibile impostare il consenso per:
  • tutte le anagrafiche in archivio
  • solamente le anagrafiche con prenotazione successiva ad una certa data
  • solamente le anagrafiche degli ospiti capoprenotazione con prenotazione successiva ad una certa data
    Le anagrafiche che non rientreranno in questa modifica verranno quindi di conseguenza anonimizzate.
• attivazione degli automatismo di controllo
• formazione operativa
  

Cosa comprende la seconda proposta, “Intervento tecnico per l’adeguamento dell’archivio storico”, al costo di 100,00 euro?

Tale soluzione prevede solamente:

• l’adeguamento dell’archivio storico: al momento dell’aggiornamento, tutte le anagrafiche presenti in HOASYS saranno senza privacy. Questo implica che in caso di attivazione dei controlli automatici tutte le anagrafiche dell’archivio verrebbero completamente anonimizzate, soluzione ovviamente non ottimale. L’intervento effettuato dal personale di GPdati permetterà quindi di impostare il consenso al trattamento dei dati per le anagrafiche in archivio in base alle richieste della struttura. Sarà possibile impostare il consenso per:
  • tutte le anagrafiche in archivio
  • solamente le anagrafiche con prenotazione successiva ad una certa data
  • solamente le anagrafiche degli ospiti capoprenotazione con prenotazione successiva ad una certa data
    Le anagrafiche che non rientreranno in questa modifica verranno quindi di conseguenza anonimizzate.
• attivazione degli automatismo di controllo
  

Cosa succede se richiedo il solo aggiornamento di HOASYS compreso nel canone di assistenza?

Tale aggiornamento non prevede l’adeguamento dell’archivio storico. Pertanto si potrà procedere nei seguenti modi:

• Non viene attivata la procedura di controllo automatico dei consensi. Sarà comunque possibile anonimizzare manualmente le anagrafiche dei clienti che richiedono la cancellazione delle informazioni negli archivi di HOASYS
• Viene attivata la procedura di controllo automatico dei consensi. Alla prima chiusura, HOASYS verificherà tutte le anagrafiche e provvederà ad anonimizzare le anagrafiche che non hanno alcuna partita aperta e che non corrispondono ai tempi di conservazione del dato.
  

E’ sempre comunque possibile da Data Manager procedere con la registrazione manuale dei consensi anagrafica per anagrafica, ed eventualmente attivare i controlli automatici in un secondo momento.

Questi importi sono lordo o netto Iva? E sono una tantum o annuali?

Gli importo delle nostre offerte sono netto Iva, e sono una tantum.