Quando una fattura elettronica non arriva al destinatario, nella maggior parte dei casi il problema nasce da un dato compilato male o da un indirizzo telematico non aggiornato. Il codice sdi, più correttamente chiamato codice destinatario o codice univoco ufficio, serve proprio a indirizzare la fattura attraverso il Sistema di Interscambio. In questa guida chiarisco la differenza tra privati e Pubblica Amministrazione, il rapporto con la PEC e gli errori da evitare, con esempi utili anche per chi gestisce una struttura ricettiva.
Il recapito corretto rende più semplice tutta la fatturazione elettronica
- 7 caratteri per il codice destinatario dei soggetti privati.
- 6 caratteri per il codice univoco dell’ufficio della Pubblica Amministrazione.
- Con la PEC si utilizza il valore convenzionale 0000000.
- Il codice non identifica necessariamente l’azienda, ma il canale telematico che riceve le fatture.
- Il PDF è una copia leggibile: l’originale fiscale resta il file XML transitato dallo SdI.
Che cos’è davvero il codice destinatario
Il Sistema di Interscambio, conosciuto come SdI, è il canale gestito dall’Agenzia delle Entrate che riceve, controlla e inoltra le fatture elettroniche. Il codice destinatario indica a quale canale consegnare il documento, un po’ come un indirizzo digitale collegato a un software contabile, a un intermediario o a un servizio di fatturazione.
Per i rapporti tra imprese e professionisti il codice è normalmente composto da 7 caratteri alfanumerici. Non coincide con la partita IVA, il codice fiscale o il numero di iscrizione alla Camera di Commercio. Questa distinzione è importante perché molti errori nascono proprio dal tentativo di usare uno di questi dati al posto dell’indirizzo telematico.
Per una Pubblica Amministrazione il riferimento cambia. Il campo contiene il codice univoco ufficio di 6 caratteri, associato all’ufficio pubblico che deve ricevere la fattura e censito nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni. Non basta quindi conoscere il nome dell’ente: bisogna individuare l’ufficio corretto.
| Destinatario | Codice da inserire | Che cosa identifica |
|---|---|---|
| Impresa o professionista | 7 caratteri | Canale accreditato presso lo SdI |
| Pubblica Amministrazione | 6 caratteri | Ufficio pubblico destinatario |
| Cliente con PEC | 0000000 | La PEC indicata nel campo dedicato |
| Consumatore finale senza indirizzo telematico | 0000000 | Fattura disponibile nell’area riservata |
Come scegliere tra codice e PEC
Quando emetto o faccio emettere una fattura, chiedo sempre al destinatario quale indirizzo telematico preferisce usare. Il codice di 7 caratteri è in genere la soluzione più fluida per un’azienda, perché consente al gestionale di ricevere automaticamente il documento e riduce il rischio di perdere messaggi nella casella PEC.
La PEC resta comunque un canale valido. In quel caso, nel campo dedicato al codice destinatario si inserisce 0000000 e si compila anche il campo relativo alla PEC del cliente. Usare soltanto la PEC senza valorizzare correttamente il codice convenzionale può causare lo scarto della fattura.
Le situazioni più comuni
| Situazione | Codice destinatario | PEC destinatario |
|---|---|---|
| Il cliente comunica un codice di 7 caratteri | Codice comunicato dal cliente | Non necessaria |
| Il cliente comunica solo la PEC | 0000000 | PEC comunicata dal cliente |
| Il cliente non comunica alcun indirizzo | 0000000 | Vuoto |
| Cliente consumatore finale | 0000000 | Vuoto |
Nel terzo e nel quarto caso lo SdI non può consegnare il file a un canale specifico. La fattura viene comunque resa disponibile nell’area riservata del destinatario, mentre il fornitore deve consegnare una copia di cortesia, per esempio in PDF o su carta. La copia non sostituisce l’originale XML.
Come compilare correttamente una fattura elettronica
La compilazione corretta parte dai dati del cliente, non dal software. Prima di confermare il documento controllo la partita IVA o il codice fiscale, l’indirizzo telematico e la coerenza tra il tipo di destinatario e il codice inserito. Secondo l’Agenzia delle Entrate, il Sistema di Interscambio verifica anche l’esistenza dei dati fiscali e può scartare la fattura quando non risultano validi.
Un esempio tra aziende private
Un hotel emette una fattura a una società italiana che comunica il codice AB12C34. Nel file XML va inserito quel valore nel campo del codice destinatario, senza aggiungere spazi o caratteri extra. In questo modo il documento viene indirizzato al canale collegato alla società, anche se il cliente utilizza un intermediario esterno.
Un esempio con la PEC
Un professionista comunica soltanto la propria PEC. Il gestionale deve quindi compilare il codice con 0000000 e riportare l’indirizzo PEC nel campo previsto. Inserire un codice casuale di 7 caratteri è una delle scorciatoie che più spesso produce una ricevuta di scarto.
Un esempio con la Pubblica Amministrazione
Se una struttura ricettiva fattura un soggiorno o un servizio a un Comune, non deve chiedere il codice destinatario standard di un’impresa. Deve verificare il codice univoco dell’ufficio indicato dall’ente e usarlo nel formato previsto per la FatturaPA. Un ente può avere più uffici, quindi il codice deve essere richiesto alla struttura amministrativa che ha ordinato il servizio.
Per ridurre gli errori consiglio ai titolari di partita IVA di registrare presso lo SdI il proprio indirizzo telematico predefinito e di generare il relativo QR code. È una piccola operazione iniziale, ma evita di dover comunicare ogni volta dati diversi ai fornitori.
Che cosa succede quando il codice è sbagliato
Il primo segnale da controllare è la ricevuta trasmessa dallo SdI. Una ricevuta di scarto significa che il file non è stato accettato e che la fattura deve essere corretta e inviata di nuovo. Finché il problema non viene risolto, il documento non può essere considerato correttamente emesso.
Un codice formalmente valido può però portare a un altro risultato. Se il cliente non ha un canale attivo o è stato indicato 0000000, la fattura può risultare non consegnata ma messa a disposizione nell’area riservata. Non è la stessa cosa di uno scarto, ma il destinatario deve recuperare il documento e il fornitore deve informarlo.
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Gli errori che vedo più spesso
- Confondere il codice destinatario con la partita IVA.
- Usare un codice di 7 caratteri per una fattura destinata alla PA.
- Inserire la PEC senza valorizzare il codice con 0000000.
- Copiare il codice da una vecchia fattura senza verificare che il canale sia ancora attivo.
- Controllare solo il PDF e ignorare la ricevuta dello SdI.
Io considero la ricevuta parte integrante del controllo contabile. Salvare il documento senza verificare se è stato consegnato, scartato o semplicemente messo a disposizione lascia una zona grigia proprio nel momento in cui servirebbe una prova chiara del corretto invio.
Che cosa cambia per hotel e strutture ricettive
In una struttura alberghiera il dato può cambiare da prenotazione a prenotazione. Un ospite privato può non comunicare alcun indirizzo telematico, una società può fornire un codice di 7 caratteri, mentre un ente pubblico può indicare un codice ufficio di 6 caratteri. Il gestionale deve quindi permettere di associare il recapito corretto alla singola anagrafica.
Per le aziende che soggiornano spesso consiglio di registrare il codice destinatario direttamente nella scheda cliente e di chiedere una conferma quando l’azienda cambia software di fatturazione o commercialista. Il codice può dipendere dal canale scelto dal cliente, non è necessariamente immutabile nel tempo.
Con i consumatori finali la procedura è più semplice, ma non bisogna confondere semplicità e assenza di controlli. Il documento viene normalmente inviato con il valore convenzionale e reso disponibile nell’area riservata; il cliente può comunque chiedere una copia leggibile per email. Per la clientela estera, invece, conviene affidarsi alle impostazioni del gestionale e alle regole specifiche per le operazioni transfrontaliere, senza inventare un codice italiano.
Il vantaggio concreto, soprattutto per chi gestisce molte prenotazioni, è collegare PMS, sistema di booking e contabilità. Quando i dati del cliente vengono trasferiti automaticamente, diminuiscono gli errori di trascrizione e si velocizza la riconciliazione tra soggiorno, pagamento e fattura.
La procedura che terrei pronta in azienda
- Chiedere al cliente codice destinatario o PEC prima dell’emissione.
- Verificare partita IVA, codice fiscale e intestazione.
- Controllare se il destinatario è un privato, un’impresa o una PA.
- Inviare la fattura tramite il Sistema di Interscambio.
- Archiviare XML e ricevuta, non soltanto il PDF.
In pratica, non serve memorizzare formule complicate. Basta considerare il recapito telematico come un dato operativo da verificare al pari della partita IVA. Se il codice è corretto, il destinatario è riconosciuto e la ricevuta conferma l’esito positivo, la fattura elettronica segue il suo percorso senza creare lavoro inutile alla contabilità.
